Výkazy - část druhá - definování vstupních hodnot

V předcházejícím příspěvku o výkazech v Orsoftu Open jsme si ukázali, jak vypadá pořízení definice výkazu, z jakých částí se skládá obrazovka, co lze pořídit a zhruba jsme si naznačili, jaké jsou možnosti pořízení. Definice výkazů jsou připraveny a budou distribuovány jako vzorové všem uživatelům.

Dnes se podíváme na stěžejní část výkazů - definování hodnot, které vstupují do výkazu.

 

Samotnou definici lze zobrazit stiskem následující klávesy:

Tato klávesa je k dispozici jak na detailu pořizovací obrazovky, tak i  nástrojové liště. Po jejím stisku se zobrazí následující okno:

Na první pohled připomíná obsah obrazovky výkaz. Jen místo čísel je zde uveden zdroj, odkud se budou příslušná čísla brát. 

Postupně si vysvětlíme, co konkrétně znamenají jednotlivá pole. První dva sloupce (položka výkazu a řádek) a poslední sloupec (číslo řádku) nelze editovat. Pokud v nich nalezneme nějaký překlep, je nutné ho opravit v definici řádků. Vše ostatní je možné v případě potřeby změnit, ovšem při respektování určitých pravidel.

Tím nejjednodušším  údajem je přímo číslo účtu, a to jak syntetického, tak analytického. Takže u našeho oblíbeného software vyplníme účet 013. Pokud chceme, můžeme vyplnit i analytický účet 013100, popřípadě využít zástupné znaky, tedy 013xxx.  Pro další  možnost práce s účty si připomeneme minulý příspěvek, kde jsme si zadávali podpoložky k softwaru.

Po nadefinování podpoložek v záložce řádky (viz předchozí příspěvek) se nám tyto řádky objeví i v definici výkazu. Mají vyplněný pouze sloupec Netto, jen je označen jakou součtový a vzorec pro výpočet je uveden v definici sloupce. Nechť o software Orsoft účtujeme na analytice 013200 a na vše ostatní máme další 5 analytik. Jak to tedy nadefinovat?

K řádku pro Orsoft doplníme analytiku 013200 a do Ostatních dám rozdíl syntetického účtu 013 a analytiky 013200. Výsledek by měl vypadat takto:

Je zde patrné, že pokud potřebujeme něco odečíst, obrátit znaménko, stačí pře daný údaj napsat znaménko mínus. Jak se tato definice odrazí ve výpočtu, to si ukážeme až v dalším příspěvku. Nyní se budeme věnovat dalším možnostem, které jsou k dispozici v definici.

U některých účtů jsou použita písmenka A (převážně jde o korekce). Zde je nutné doplnit analytické účty, které vstupují do tohoto řádku výkazu. Pokud v definici u účtu zůstane tento zástupný znak, žádné číslo se z účetnictví při výpočtu nezíská.

Další možností je definování součtů. U výkazu rozeznáváme součet řádků a sloupců – z toho vyplývají zkratky SUMR a SUMS. Za těmito zkratkami se uvede do závorek pořadové číslo sloupce/řádku, které do součtu vstupují (obdoba MS Excel). Pokud potřebujeme odečítat, opět použijeme znaménko mínus před daný sloupec/řádek.

Poslední možností, kterou máme při definování jednotlivých buněk, je možnost použít písmeno  D (X, S, R). Co se pod nimi skrývá? D znamená dotažení, neboli říkáme, že chceme dotáhnou číslo z již existujícího výkazu. Takže do závorky uvedu, z jakého výkazu, z jakého sloupce a nakonec i z jakého řádku. Na obrázku je to vidět ve sloupci minulé období, v druhém řádku. Zde je to použito pouze jako příklad, kdy zde dotahujeme z Rozvahy minulého období, sloupce netto, řádek 1 a 3. Ten kód RA znamená, že jde o Rozvahu – Aktiva, samozřejmě existuje i RP pro pasiva, Z jako zisk a ztráta, ZN – zisk a ztráta náklady (radnice), ZV – zisk a ztráta výnosy a D – pro výkaz DPH.

Samozřejmostí je, že program hlídá obsah vyplněných polí, aby nedocházelo k zadání něčeho, co nejde při výpočtu výkazu zpracovat:

 

Chybová zpráva se odkazuje na nápovědu, ve které jsou popsány veškeré možnosti vyplnění buněk výkazu i s příklady. Teď tedy již víme,  jak si nadefinujeme výkaz a jak určíme vstupní hodnoty do jednotlivých buněk výkazu. 

 

 
 
Na co se můžeme těšit v dalším příspěvku? 
 

Příště se podíváme na výpočet, ukládání, přepočítání výkazů i na zobrazení starších výkazů pro zadané období.


Tento příspěvek pro vás připravil Lukáš Trávník, Vývoj ERP.