Elektronické dokumenty ... aneb jak zobrazit fotografii zaměstnance

Elektronické dokumenty jsme již všichni vzali na vědomí. Prostě existují a používají se, ať chceme nebo nechceme. Dokonce to vzali na vědomí i naši zákonodárci a používání elektronických dokumentů je upraveno i legislativně. Takže nic nebrání používání této formy dokumentů v ekonomické praxi.

Elektronické dokumenty jsou samozřejmě integrovány i do Orsoftu Open. V jednotlivých úlohách jsou vytipována místa, kde dochází k práci s elektronickými dokumenty. K dispozici je obecná podpora, které umožňuje k příslušnému místu elektronický dokument "připojit" a v případě potřeby ho "zobrazit" nebo použít jiným způsobem.



 
Typickým a v ekonomických systémech patrně nejpoužívanějším elektronickým dokumentem je faktura. Jedním z míst, kde se faktura zpracovává, je deník přijatých  faktur. K příslušnému záznamu v deníku máte možnost jak "připojit" elektronickou fakturu, tak si tuto fakturu kdykoliv "zobrazit". V místech, kde můžete pracovat s elektronickými dokumenty, je k dispozici  vpravo zobrazená ikona.

Po stisknutí této ikony se objeví nabídka akcí, které můžete s elektronickým dokumentem udělat.

Rozsah nabídky pro práci s elektronickými dokumenty není vždy stejný, závisí na tom, zda je již nějaký dokument k záznamu přiřazen či zda existuje více druhů dokumentů, které lze v tomto místě používat.

V IS Orsoft Open lze samozřejmě používat i další druhy elektronických dokumentů - upomínky, odsouhlasení pohledávek či závazků, zápočty, pracovní smlouvy, fotografie apod. Právě použití fotografie zaměstnance je dalším typickým příkladem. Co k tomu potřebujete? Hlavně tu elektronickou fotografii zaměstnance o rozměru 150 x 200 pixelů (bodů). Tu si uložíte pod nějakým vypovídajícím názvem do libovolného adresáře na svém počítači. V podsystému Personalistika v aktualizaci základních údajů o zaměstnanci (Identifikace občana) kliknete na výše uvedenou ikonu a vyberete nabídku Přidat novou Fotografii zaměstnance:

Fotografii vyberete z adresáře, kam jste ji předtím uložili, potvrdíte a od této chvíle se vám zobrazuje v detailu záznamu o zaměstnanci. V seznamu záznamů, jsou záznamy s přiřazenou fotografií označeny ikonou fotoaparátu.

 

Obdobně můžete v Identifikaci občana pracovat s pracovními smlouvami v elektronické podobě a případně i s dalšími druhy elektronických dokumentů. 

 

Řešení elektronických dokumentů v IS Orsoft Open je obecné tj. je připraveno tak, aby mohlo pracovat s různými druhy dokumentů, s různými formáty dokumentů, na různých místech informačního systému a různými způsoby. Záleží na každém konkrétním uživateli, co si z připravených možností vybere a bude používat. A právě podle tohoto konkrétního a dobře zváženého výběru je třeba provést nastavení jednotlivých číselníků souvisejících s problematikou elektronických dokumentů. Nastavení číselníků je záležitost jednorázová a provádí ji většinou správce systému nebo konzultant.

 

 

 

 

 

 

 

 
 
 

Profily... aneb jak nastavit oprávnění k přístupu

V příspěvku s názvem "Kdo má přístup do Orsoftu Open" jsme si řekli, jak zajistit vstup konkrétní osoby do informačního systému.  Tím je sice splněna nutná podmínka, ale ve většině případů jen toto nestačí. V praxi je běžné, že konkrétní osoby mají přesně určeno, co a z jaké části systému mohou vidět, co mohou měnit a co naopak vidět vůbec nesmí. Možná, že vás jako první napadne, že by se k tomuto účelu dala využít organizační struktura. Na počátku našich úvah se tako myšlenka také objevila, ale zkušenosti s nastavováním přístupových práv z praxe ji velmi rychle zapudily.

Základním prvkem, který je využívá v Orsoftu Open při nastavování přístupu, je tzv. profil.  Správa profilů se spouští volbou Administrace/Správa profilů. Může s ní pracovat pouze administrátor, tj. osoba s oprávněním k funkci Správa profilů (orsoft.o.admin.opravneni). Administrátor navrhuje profily typické pro konkrétní firmu. Nejlépe se to vidět na níže uvedeném obrázku, kde jsou vidět následující profily:

ADMIN - profil pro administrátora systému
CESTAK - profil pro uživatele podsystému Cestovní příkazy (přístup pouze do zadávání  a tisku cestovních příkazů)
HLAVNÍ ÚČETNÍ - profil pro hlavní účetní organizace (přístup všude, může vše měnit)
SPOLEČNÍK - profil pro společníky firmy (může vše vidět, nemůže nic měnit)
VEDOUCÍ - profil vedoucího pracovníka (vidí informace o svých podřízených)
ZAMĚSTNANEC - profil pro zaměstnance firmy (přístup pouze do některých úloh, zaměstnanec může vidět pouze informace vedené o jeho osobě)
































Ke každému profilu je nutné přiřadit další informace. Jde zejména o seznam úloh, které jsou pro uživatele tohoto profilu přístupné. Možná vás napadne otázka, jak se dozvíte o tom, jaké úlohy Orsoft Open obsahuje? V "Další nabídce" si můžete jednorázově provést import všech úloh Orsoftu Open.

Na následujícím obrázku můžete vidět, jak probíhá proces přiřazování úloh k profilu s názvem PREZENTACE. V levé části byl použit filtr (orsoft.j.) k omezení nabídky úloh - nabízejí se pouze všechny úlohy podsystému Doprava. Můžete použít buď tlačítko "Přidat vše" - potom se vyberou všechny úlohy z levé strany a přesunou se do pravé části. Nebo můžete použít tlačítko "Přidat" - potom se přesunují pouze vybrané úlohy. Zároveň je třeba ke každé úloze definovat tzv. práva Založení(C), Čtení(R), Oprava(U), Smazání(D). Možná se vám bude zdát definování úloh trochu pracné, ale lze si to usnadnit tím, že budete pracovat se skupinami úloh. Při definování práv vám zase usnadní práci možnost dědění práv.

Další možností jak zpřesnit vlastnosti určitého profilu, je nastavení tzv. přístupového stromu.





Primárně není nastaven žádný filtr (viz obrázek), podle konkrétní situace si můžete vybrat z uvedených možností. Pokud by ani toto zpřesnění nestačilo, potom jsou k dispozici tzv. administrátorské filtry.

Pokud ve vás při čtení tohoto příspěvku převládl pocit zmatení, mám pro vás několik dobrých zpráv na závěr:

• Touto problematikou se musí prokousat pouze administrátor systému.
• Každá úloha má jednoznačný identifikátor, který se během vývoje systému nemění. Prakticky to znamená, že když se úloha přesune do jiné nabídky, není nutné měnit cokoliv v nastavení přístupu k ní.
• Profil může "dědit" vlastnosti jiného profilu.
• Jakmile jsou profily nastavené, přiřazuje k nim administrátor jednotlivé osoby nebo skupiny osob.
• Jedna osoba může mít více profilů.
• Provádět změnu v přístupu k jednotlivým úlohám lze nejen z nabídky Administrace systému, ale také přímo z navigace.

Všechny informace o zaměstnanci na jednom místě

Také jste již slyšeli požadavek uvedený v nadpisu? Je to noční můra všech tvůrců typových řešení! Zákazník  většinou požaduje evidovat co nejvíce informací o zaměstnanci.  A v ideálním případě by měly být všechny informace k dispozici na jedné obrazovce! Vzhledem k rozměrům obrazovky počítače je dost nesplnitelné přání. Ale v okamžiku,  kdy je potřeba zjistit nějakou konkrétní  informaci o  zaměstnanci, se úhel pohledu mění. Právě tuto jednu konkrétní informaci je třeba zjistit co nejrychleji, nejlépe¨pouze  na jedno "kliknutí".

Jak jsme se s tímto požadavkem vypořádali v Orsoft Open? Inu, tak trochu jako chytrá horákyně.... Nejdříve ilustrační obrázek:

 

Vlevo vidíte velmi jednoduchou nabídku podsystému Personalistika - prakticky pouze nabídku Zaměstnanec a Parametry. V nabídce Zaměstnanec se v horní části  zobrazí seznam zaměstnanců, uprostřed obrazovky na vodorovné liště je řada záložek, jejichž prostřednictvím je možné se "dostat" k dalším informacím o zaměstnanci. Informace o zaměstnanci jsou rozděleny do logických skupin - co skupina informací, to jedna záložka s názvem, charakterizujícím obsah skupiny. Po výběru konkrétní záložky se zobrazí detail obsahující další informace  o zaměstnanci z příslušné logické skupiny.

Jednoduché přepínání po záložkách umožňuje najít potřebné informace o konkrétním zaměstnanci, protože se stále jedná o téhož zaměstnance, kterého jsme si vybrali na začátku z úvodního seznamu. Základní identifikace zaměstnance (jméno, příjmení, osobní číslo - viz červený rámeček) zůstává stále viditelná a je společná pro všechny skupiny informací o zaměstnanci.

A když potřebujete přejít na "jiného zaměstnance", prostě se vrátí k výchozímu seznamu zaměstnanců.

Poznámka: Orientaci v logických skupinách informací o zaměstnanci vám usnadní názorné ikony.  Zkuste odhadnout, jaké informace se skrývají pod těmito ikonami?

Hledám, hledáš, hledáme

Hledání je součástí života. Ale v dnešní netrpělivé době chce každý hledat a hlavně najít co nejrychleji. IS Orsoft Open nabízí řadu možností jak vyhledávat. Jde jen o to, vybrat si tu správný způsob pro konkrétní situaci.

 

Nejjednodušší je použít tzv. vyhledávací lištu. Najdete ji v horní části pořizovacích formulářů nad seznamem záznamů. Je to žlutě zbarvený řádek po názvy jednotlivých sloupců. Pokud znáte některou z hodnot hledaného záznamu - například jméno firmy jejíž fakturu chcete najít - stačí zadat do příslušného sloupce vyhledávacího řádku první písmena názvu firmy. Tak jak postupně přidáváte písmena firmy, seznam nabízených řádků se zužuje. V ideálním případě zůstane v seznamu pouze hledaný záznam. Pokud zadání jedné hodnoty nestačí, lze přidat vyhledávání podle další hodnoty - v našem případě podle data splatnosti. A pokud nevíte přesně, kdy je faktura splatná, můžete změnit vlastnost vyhledávacího kriteria. Ve sloupci Splatnost použijete místo "Stejné" možnost "Větší než". Množina vybraných záznamů se tím sice zvětší, protože do výběru budou zahrnuty všechny faktury s datem splatnosti větším než je datum zadaný, ale zase máte šanci příslušnou fakturu najít.











Dalším jednoduchým nástrojem jsou tzv. systémové filtry. Systémové se nazývají proto, že jsou součástí dodávaného systému a byly připraveny tvůrci systému. Tyto filtry umožňují zobrazení  typické podmnožiny záznamů ke konkrétní tabulce. Na následujícím obrázku vidíte použití systémových filtrů u adresáře.


Systémové filtry v tomto případě umožnují zobrazit například buď aktivní firmy, nebo neaktivní firmy nebo všechny.  Tyto filtry mají logicky u každé tabulky jiný význam, protože jsou závislé na obsahu tabulky. Stačí však najet myší na ikonu filtru, chvilku posečkat a objeví se bublina s významem systémového filtru.
 

IS Orsoft Open nabízí také možnost "pokročilého" hledání pro ty, kteří mají alespoň minimální znalost datového modelu.  Prakticky to znamená, že jsou schopni vybrat si příslušné datové položky konkrétní tabulky a uspořádat je tak, aby podle toho proběhl požadovaný výběr. Filtry takto vytvořené se nazývají "uživatelské", protože si je vytváří každý uživatel sám podle svých potřeb. Každý filtr lze pojmenovat a uložit pro opakované použití. Přístup k těmto filtrům je k dispozici z ikonové lišty pod ikonou modrého "trychtýře".

Pozor! Pokud je aktivní některý z uživatelských filtrů u konkrétní tabulky, pozadí ikony je zbarvené výrazně do žluta! 

A nejlepší zpráva na závěr: Všechny výše popisované vlastnosti hledání jsou obecné tj. platí pro celý systém a jsou k dispozici u každé tabulky.