Seznamte se ...

...aneb pohled pod vývojářskou pokličku

pátek 22. dubna 2016

Správa majetku


Rok 2016 by měl být rokem prvního nasazení modulu Majetek v přepracované podobě, tj. jako součásti systému Orsoft Open. Předpokládáme, že na začátku bude nový Majetek implementován u zákazníků z podnikatelské sféry, posléze též v organizacích rozpočtových. Jaký je Majetek v Orsoftu Open a co přináší nového?
Samozřejmě nemá smysl rozepisovat se o technologických změnách a vlastnostech, které jsou vlastní všemu, co je postaveno na novém „enginu“  Orsoft Open.  Datová architektura Majetku je tvořena komplexem provázaných tabulek, jejichž struktura je podobná původnímu datovému modelu. Nicméně snaha o zjednodušení a zefektivnění nás vedla ke snížení počtu tabulek, především formou sloučení mnoha stávajících tabulek se stejnou či obdobnou strukturou obvykle do jedné tabulky s univerzálnější podobou. 

Se změnami datového modelu jsou sice spojeny nutné algoritmické změny, přesto jsme se maximálně snažili zachovat stávající a osvědčené postupy, alespoň z hlediska uživatele dnešního Majetku.  Na první pohled je zřejmé, že došlo k významné koncentraci funkcí nad jedním ústředním bodem – editačním aparátem. Minimalizuje se tak pohyb v menu systému, zvláště pro často opakovanou a používanou rutinu . Práce s menu je prakticky vyhrazena jen pro práce prováděné jednou, nebo několikrát do měsíce či do roka, případně nárazově.
Nově byla vytvořena volba s názvem Inventury, kde jsou na jednom místě k dispozici všechny potřebné akce a výstupy, spojené s tímto druhem práce s Majetkem, opět koncentrované především nad aparátem inventurních tabulek.

Spolu se základní evidencí dlouhodobého majetku jsou dostupné i další skupiny úloh, a sice Operativní evidence drobného majetku, Plánování a Účtovací maska. Operativní evidence drobného majetku je postavena na stejné datové platformě jako „velký“ majetek, s omezeními, která jsou známa ze stávajícího řešení.

Plánování odpisů (a transferů – pro rozpočtové organizace) umožňuje jako dosud plánovat různé typy odpisů a transferů za libovolná období, a to jak pro celý soubor majetku, tak pro jedno konkrétní inventární číslo (na kartě majetku).

Účetní maska je určena pro možnosti rozděleného účtování částí jednotlivých odpisů či transferů zvolených inventárních čísel podle nastavených kritérií.

                                                                           Připravil: R. Opršal

 
 

 
 
 

úterý 5. dubna 2016

Personalistika - uchazeči o zaměstnání


Volitelnou součástí Personalistiky je agenda Uchazeči o zaměstnání. Tato agenda je určena zejména pro personalisty a umožňuje jim přehledně evidovat personální informace o uchazečích v průběhu celého procesu přijímání nového zaměstnance.
Životopis a případně další dokumenty uchazeče lze přiložit k údajům o potenciálním pracovníkovi ve formě elektronických dokumentů a mít je kdykoliv k dispozici k nahlédnutí.  Informace získané v průběhu pohovoru uchazeče s personalistou je možné v agendě průběžně zaznamenávat a vyhodnocovat. Jakmile dojde k rozhodnutí o přijetí zaměstnance, jsou potřebné údaje z agendy uchazeči o zaměstnání automaticky převedeny do personální evidence. V případě potřeby lze snadno získat výstupy v přehledné podobě.

Základní funkce:
·         Evidenci uchazečů o zaměstnání
·         Evidence jednotlivých pohovorů s uchazečem
·         Možnost uživatelsky definovat hodnotící kritéria
·         Možnost rychlého výběru vhodného zaměstnance z databáze uchazečů
·        Automatický přenos informací o zaměstnanci z agendy Uchazeči o zaměstnání do kmenových dat Personalistiky  - pokud je zaměstnanec přijat.

Rozsah evidovaných údajů o uchazeči:
·         Základní údaje o uchazeči + kontakty
·         Dosažené vzdělání - včetně výsledků
·         Znalosti – jazykové i odborné včetně dosažené úrovně
·         Přehled dosavadní praxe + kontakty na reference
·         Pracovní místa, o které se uchází nebo v minulosti ucházel
·         Představy/požadavky uchazeče
·         Nabídka organizace – včetně zařazení uchazeče na konkrétní pracovní místo
·         Neomezený počet dokumentů v elektronické podobě
·         Evidence průběhu výběrového řízení, účast v jednotlivých kolech a výsledky hodnocení 

Při definici znalostí uchazeče je využíván číselník z Personalistiky - Charakteristiky pracovních funkcí. Tato skutečnost usnadňuje vyhledání nejvhodnějšího kandidáta z databáze uchazečů na konkrétní pracovní místo. Skutečný rozsah evidovaných údajů o uchazeči lze přizpůsobit konkrétním podmínkám každé organizace.
 
Připravila: Vladislava Dejmková, vedoucí úseku Vývoj ERP  

úterý 22. prosince 2015

Kam se poděla manažerská obrazovka?

Pokud již používáte Orsoft Open pro některé moduly, možná vás napadlo, kam se asi poděla manažerská obrazovka. V původnímu IS Orsoft byly vybrané informace pro manažery umístěny přímo na pracovní ploše a v celém rozsahu se zobrazovaly pouze vybraným manažerům firmy. IS Orsoft Open od verze 16.1 přichází s trochu jiným řešením.

Místo tzv. manažerské obrazovky je k dispozici volitelný panel s názvem Informace. Každý uživatel si může vybrat, zda chce mít tento panel zobrazený a také může do jisté míry ovlivnit obsah "svého" informačního panelu. Vlastní nastavení je velmi jednoduché.

V nabídce Nastavení si zaškrtnete Upravovat vzhled. Poté kliknete pravým tlačítkem na text Menu a vyberete si z nabízených možností rozložení pracovní obrazovky, které vám vyhovuje.





Potom si opět v Nastavení vyberete nabídku Skrytá okna a dále Informace.


Na pracovní ploše se objeví panel s názvem Informace.



Poprvé však bude váš panel prázdný, jeho obsah si musíte zvolit. Stačí kliknout na ikonku, která je na obrázku v červeném kroužku a zobrazí se seznam informací připravených pro zobrazení na panelu Informace. Požadované informace si zaškrtnete a potvrdíte OK.







Po uložení (a novém načtení) se obsah panelu naplní. Pokud vám nevyhovuje pořadí informací na panelu, můžete si je přeskupit podle svých priorit. K tomu slouží šipky v pravém rohu  (viz hranaté okénko). Jakoukoliv z informací na pracovním panelu můžete křížkem odstranit, případně minimalizovat. Vaše nastavení je uloženo a použito při příštím přihlášení.

Seznam informací, ze kterých si můžete vybírat je zatím neúplný a bude v rámci dalšího vývoje postupně doplňován.

Při nastavování obsahu panelu Informace jsou automaticky respektována přístupová práva konkrétního uživatele. Pokud si například uživatel XY nastavuje obsah "svého" informačního panelu, nabízejí se mu z kompletního seznamu pouze ty komponenty, ke kterým má přístupová práva. Například pokud nemá zaměstnanec XY přístup k bankovnímu deníku, nenabízí se mu komponenta s názvem Peníze na účtech.

Připravila: Vladislava Dejmková





pondělí 21. září 2015

CRM a mobilní odečítač

V předcházejícím příspěvku byl představen nový podsystém Orsoftu Open - CRM. Zajímavé a zároveň praktické využití CRM vzniklo v rámci úlohy ZIS -Zákaznický Informační Systém pro vodohospodářské společnosti.

Pro potřeby ZISu byla vyvinuta speciální úloha pro odečtová zařízení na platformě Android. Mobilní telefon s touto úlohou lze využít pro záznamy o stavu vodoměrů v terénu a po návratu odečítače (tj.zaměstnanec mající na starost odečty vodoměrů u odběratelů) jsou záznamy automaticky přeneseny do ZISu.  Tato úloha však poskytuje i další možnosti.

Představme si situaci: Odečítač  jezdí na kole po odběrných místech a do odečtového zařízení zaznamenává stavy vodoměrů. Tu a tam se však objeví "nenadálá" situace, kterou je třeba zdokumentovat. Například prasklý vodoměr, nebo u vybydleného bytu dokonce otočený vodoměr, který při průtoku odečítá a nikoli přičítá. Tato situace samozřejmě zavdává příčinu k určitému správnímu řízení.

Jak se zachová Odečítač? Vodoměr vyfotí a pak teprve pokračuje ve své obchůzce dále. Po příchodu na vodárnu pošle přes WiFi veškerá data z odečtů odběrných míst do ZISu. Kromě toho také provede synchronizaci fotografií odběrných míst.







Co se s touto synchronizací stane? Fotografie nesmí jen tak někam zapadnout. V rámci synchronizace vznikne u konkrétního zákazníka automatický záznam v CRM o tom, že byla pořízena fotografie odběrného místa a tato fotografie je přímo k záznamu uložena. Lze ji tedy kdykoliv zobrazit.


Kromě všech dalších aktivit týkajících se zákazníka tedy můžeme v CRM  vidět i aktivity spojené s vyfotografováním vodoměru, bazénu, studny (či krásné majitelky nemovitosti).

Připravil Jan Klimeš, senior programátor, Vývoj ERP





čtvrtek 10. září 2015

CRM aneb řízení vztahů se zákazníky

CRM - nový podsystém Orsoftu Open - byl poprvé představen na uživatelské konferenci v květnu letošního roku.  V tomto příspěvku se podrobněji seznámíme s tzv. základem CRM, který zahrnuje oblast obchodních vztahů, kontaktů a kontaktních osob a aktivit. CRM v tomto rozsahu bude součástí verze 16.1, která bude k dispozici od ledna 2016. Předpokládáme, že v roce 2016 bude podsystém CRM dále rozšiřován o další úlohy zaměřené na obchodní příležitosti, projekty a reklamace.

Kde najdete CRM v nabídce Orsoftu Open je zřejmé z obrázku vpravo:

Logický střed CRM vytvářejí Obchodní vztahy - je to vlastně  jakási obálka nad již existujícím adresářem dodavatelů/odběratelů. Obchodní vztahy rozšiřují možnosti současného adresáře. Každý obchodní vztah je možné zařadit do konkrétní kategorie a blíže specifikovat význam a stav obchodního vztahu.  Součástí obchodních vztahů samozřejmě mohou být také potenciální či pouze oslovení partneři.

Úloha Obchodní vztahy je určena zejména pro obchodníky a manažery, kteří si zde mohou jednoduchým způsobem evidovat nebo vyhledávat informace. Ke každému obchodnímu vztahu lze přiřadit zodpovědnou osobu - to umožňuje obchodníkovi pracovat pouze se "svými" obchodními partnery.








Z následujícího obrázku je zřejmý vztah Obchodních vztahů k původnímu adresáři i k dalším úlohám CRM - Kontaktům a Aktivitám.


Úloha Kontakty umožňuje evidenci kontaktních osob k jednotlivým obchodním vztahům a ke každé kontaktní osobě je možné přiřadit neomezené množství kontaktních údajů různých druhů. Jde prakticky o evidenci potřebných údajů k jednotlivým kontaktním osobám - rozsah údajů je zřejmý z následujícího obrázku.



Zatím poslední úloha CRM s názvem Aktivity je mnohem zajímavější. Je primárně určena k záznamu nejrůznějších aktivit vztahujících se ke konkrétnímu obchodnímu vztahu, ale nejde pouze o evidenci. Pod aktivitou si můžeme představit například telefonní hovor, e-mailovou komunikaci, pracovní schůzku či obchodní jednání, ale také služební cestu nebo reklamaci.

 Škála aktivit může být velmi pestrá, a tak se pro kategorizaci aktivit používají dokonce dva pohledy – podle zdroje aktivity a podle druhu aktivity. Kategorizace aktivit zvyšuje nejen přehlednost, ale ovlivňuje i množství informací, které se ke každé konkrétní aktivitě sledují. Zatímco u záznamu telefonního hovoru je důležité kdo, z které firmy a kdy volal a samozřejmě obsah telefonního hovoru, u záznamu schůzky je vhodné zaznamenat také informace o účastnících schůzky a místě schůzky.
Příklady některých aktivit jsou zřejmé z následujícího obrázku:
Kategorizace aktivit podle zdroje aktivity a podle druhu aktivity probíhá těchto číselníků:


 
 
 
 
 







I když se toto členění zdá na první pohled velmi bohaté, praxe ukazuje, že v konkrétních podmínkách mohou existovat další specifické aktivity. Z tohoto důvodu je k dispozici ještě tzv. uživatelský číselník - zde je příklad takového číselníku pro vodohospodářskou organizaci:


 
 
 
 
 
 
 
 
 
A nyní si podrobněji představíme některé typické aktivity. Nejjednodušším, ale zároveň všeobjímajícím druhem aktivity je informace. Informaci samozřejmě přiřadíme ke konkrétnímu obchodnímu vztahu - její záznam může vypadat například takto:

 
Jde pouze o evidenci jednoduché informace, není třeba plánovat ani místo, ani termíny či datum požadovaného vyřízení.
Dalším příkladem aktivity je schůzka. I v tomto případě může jít pouze o záznam již uskutečněné schůzky, ale výhodnější je využít úlohu Aktivity k naplánování schůzky, jejího místa, termínu, programu a pozvání osob na schůzku formou e-mailu. Dodatečně lze do aktivity doplnit skutečný datum schůzky a další informace.  Jak může vypadat záznam o schůzce je zřejmé z tohoto obrázku:
 
Účastníky schůzky ze strany partnera lze vybrat z kontaktních osob partnera, účastníky ze strany uživatele lze vybrat ze seznamu osob. Pro plánování místa schůzky je možné se "prokliknout" do mapových podkladů.
Cílem úlohy Aktivity není pouze jejich evidence. Ke každé aktivitě je třeba přidělit osobu ze strany uživatele, která je zodpovědná za vyřízení aktivity. A případně i nadřízenou osobu, která má možnost aktivity svých podřízených sledovat. Ze strany zákazníka se k aktivitě přiřazuje kontaktní osoba pro příslušný obchodní vztah. Podle klíčových údajů tabulky aktivit lze efektivně vyhledávat i filtrovat, podle časových údajů lze "hlídat" plnění plánovaných termínů. 

Malé moudro na závěr:
Nový podsystém CRM může být ve vašich rukou mocným nástrojem k řízení vztahů se zákazníky. Nezbytným předpokladem však je jeho systematické používání a poctivé vyplňování informací.


Připravila Vladislava Dejmková, vedoucí Vývoje ERP
 
 

čtvrtek 21. května 2015

Snadné mailování

Orsoft Open obsahuje podporu pro zasílání e-mailů, které nějakým způsobem souvisí s jeho provozováním.

E-mail může například zaslat vedoucí svému podřízenému v situaci, kdy mu v Řízení lidských zdrojů zadal pochvalu (nebo také napomenutí). Jinak by se o tom podřízený nemusel dozvědět. Zaměstnanci také může přijít e-mailem požadavek na zhodnocení školení, kterého se zaměstnanec účastnil. Vůbec ve vztahu k zaměstnancům existuje řada situací, kde lze tento způsob efektivního  informování zaměstnance použít. Mailování však lze použít i v jiných situacích - tímto způsobem lze informovat například osoby pozvané na pracovní schůzku, či poslat některé informace na vědomí kontaktním osobám.

Princip mailování lze nejsnadněji načrtnout na konkrétním  příkladu. Když chce nadřízený informovat svého podřízeného o tom, že mu dal napomenutí, je nejjednodušší za podřízeným zajít a vyříkat si to z očí do očí. Ale protože co je psáno, to je dáno, lze tuto skutečnost evidovat i v úloze pochvaly a napomenutí:

A pro jistotu ještě odeslat e-mailem! Stačí jen vybrat správnou volbu:


Zaměstnanci přijde na jeho osobní mailovou adresu následující e-mail:


 
Pokud jste pozorně četli, mohli jste si všimnout, že některé texty z evidence Pochval a napomenutí se objevují v e-mailové zprávě. Jak je to uděláno?

Pro vytvoření e-mailu s napomenutím je předem připravena následující šablona:






Položky v šabloně, které mají na začátku #, jsou proměnné. Jejich skutečná hodnota se doplňuje až v okamžiku vytváření e-mailu z dat uložených v Orsoftu Open. Tato šablona je "systémová" tj. dodávaná se systémem. Pokud je třeba obsah šablony upravit, lze si ze systémového vzoru vytvořit uživatelský a ten si upravit podle své konkrétní potřeby.

Jak je zřejmé z posledního obrázku, existují již i další šablony pro mailování, a to zejména pro nový podsystém CRM. Ale o tom zase někdy příště.

Připravila Vladislava Dejmková





pondělí 27. dubna 2015

Výkazy - část třetí - Výpočet a tisk


V předcházejících  dvou dílech našeho seriálu o výkazech v Orsoftu Open jsme se zabývali pouze definováním výkazů. Víme, jaké máme možnosti v definování, víme, že můžeme přidávat podpoložky k položkám výkazu, ale samotný výkaz zatím ještě nebyl vytvořen. A právě výpočet výkazu spolu s možností ukládání výkazu je náplní našeho dnešního příspěvku.

První co je třeba zmínit, je samotný postup při výpočtu výkazu.

Po stisku tohoto tlačítka dojde ke kontrole obsahu definice výkazu a následně k jejímu zpracování.  Pokud program při kontrole definice narazí na nestandardní vyplnění buňky definice, oznámí toto uživateli a k výpočtu nedojde. Pokud bude vyplněna možnost dotažení z jiného výkazu, který se nenajde, uživatel bude seznámen i s touto skutečností, ovšem výkaz bude i přesto vypočten.

Někdy se může při výpočtu výkazu vyskytnout následující hláška:


Správná odpověď by měla být NE, ale Orsoft Open umožní vytvořit si pracovní výkaz i bez toho, aby byly všechny doklady zaúčtovány. Vypovídací schopnost takového výkazu je diskutabilní, ale zatím je vytvoření této pracovní varianty je k dispozici.

Pokud je vše v pořádku (či odpovíte ANO na výše uvedenou hlášku), načtou se jako první elementární řádky výkazu. Ty se dotáhnou dle definice buď z hlavní knihy, z účetních položek (dle daňových skupin do výkazu DPH), či z jiného výkazu. Poté přicházejí na řadu součtové řádky. Počítač chvíli usilovně pracuje, spočítá součty do výkazu a následně je zobrazí. Jak už bylo patrné z definice jednotlivých buněk, co část výkazu, to jedna záložka na obrazovce. Součtové řádky jsou podbarvené, a jak je vidět, není jich mnoho.

 
Pokud se nám vypočtená  čísla výkazu "nelíbí", zavřeme okno buď křížkem, nebo klávesou Návrat. V tomto případě se výkaz se neuloží. Musíme provést nový výpočet.

Pak tu máme další dvě tlačítka – prvním je Export a dohledné době přibude ještě klávesa Tisk. Význam těchto tlačítek je jasný. Už podle ikony je zřejmé, že se data buď vyexportují do Excelu, nebo se vytisknou.

 A opět platí, že co část výkazu, to jedna záložka.

Dalším tlačítkem je klávesa OK, kterou potvrdíme správnost výkazu. V tomto případě se výkaz také uloží do databáze výkazů. V databázi výkazů jsou uloženy všechny výkazy za období, proto se v některých případech objeví následující dotaz:

Tlačítko Storno neprovede žádnou akci, výkaz se neuloží. Tlačítko Přepsat stávající výkaz „přepíše“ výkaz za dané období, který je uložený v databázi. Proč ty uvozovky?

Databáze výkazů vypadá následovně:


Jsou zde vidět všechny platné výkazy. Proč platné? Protože nedochází k fyzickému přepisu výkazu, pokud jich ukládám více v jednom období, ale dojde k zneplatnění původního a zapsání nového výkazu K neplatným výkazům se lze dostat pomocí známých čtyřlístkových ikon v horní liště.

Pokud jsme v režimu „vidím vše“, lze každý výkaz zobrazit a tedy i vyexportovat. Takže co se výkazů týče, máme uschovanou kompletní historii výkaznictví.

Závěr:

V současné chvíli ještě nemůžeme předvést tisk, ale pevně věříme, že do letošní konference uživatelů bude i tato funkce k dispozici a tisk výkazů bude  účastníkům konference předveden. Pokud si náhodou z minulé uživatelské konference pamatujete slib, že bude možné vypočítat výkaz i dle definovaných řádků v účtovém rozvrhu, tak i toto bude prezentováno na letošní konferenci. Dále nám zbývá dořešit zbylé výkazy (příloha, kapitál a peněžní toky) spolu s výkazovými a mezi výkazovými vazbami. Poté už bude výkaznictví plně připraveno na ostrý provoz a na možnost rozšíření o uživatelské výkazy.

Zde na blogu však jde pouze o „ochutnávku“ výpočtu výkazů, hlavní chod se bude podávat až na konferenci uživatelů.

 

Co bude tedy na programu z oblasti Finančního účetnictví na letošní konferenci uživatelů?

1.       Ukázka výpočtu kompletního výkazu + hlídání „aktuálnosti“ výkazu

2.       Výpočet výkazu definovaného v účtovém rozvrhu

3.       Odeslání výkazu

4.       Výkaz DPH – řádný, opravný, dodatečný + podklady

Připravil Lukáš Trávník, Vývoj ERP - tým Finanční účetnictví