Výkazy - část třetí - Výpočet a tisk

V předcházejících  dvou dílech našeho seriálu o výkazech v Orsoftu Open jsme se zabývali pouze definováním výkazů. Víme, jaké máme možnosti v definování, víme, že můžeme přidávat podpoložky k položkám výkazu, ale samotný výkaz zatím ještě nebyl vytvořen. A právě výpočet výkazu spolu s možností ukládání výkazu je náplní našeho dnešního příspěvku.

První co je třeba zmínit, je samotný postup při výpočtu výkazu.

Po stisku tohoto tlačítka dojde ke kontrole obsahu definice výkazu a následně k jejímu zpracování.  Pokud program při kontrole definice narazí na nestandardní vyplnění buňky definice, oznámí toto uživateli a k výpočtu nedojde. Pokud bude vyplněna možnost dotažení z jiného výkazu, který se nenajde, uživatel bude seznámen i s touto skutečností, ovšem výkaz bude i přesto vypočten.

Někdy se může při výpočtu výkazu vyskytnout následující hláška:

Správná odpověď by měla být NE, ale Orsoft Open umožní vytvořit si pracovní výkaz i bez toho, aby byly všechny doklady zaúčtovány. Vypovídací schopnost takového výkazu je diskutabilní, ale zatím je vytvoření této pracovní varianty je k dispozici.

Pokud je vše v pořádku (či odpovíte ANO na výše uvedenou hlášku), načtou se jako první elementární řádky výkazu. Ty se dotáhnou dle definice buď z hlavní knihy, z účetních položek (dle daňových skupin do výkazu DPH), či z jiného výkazu. Poté přicházejí na řadu součtové řádky. Počítač chvíli usilovně pracuje, spočítá součty do výkazu a následně je zobrazí. Jak už bylo patrné z definice jednotlivých buněk, co část výkazu, to jedna záložka na obrazovce. Součtové řádky jsou podbarvené, a jak je vidět, není jich mnoho.

 

Pokud se nám vypočtená  čísla výkazu "nelíbí", zavřeme okno buď křížkem, nebo klávesou Návrat. V tomto případě se výkaz se neuloží. Musíme provést nový výpočet.

Pak tu máme další dvě tlačítka – prvním je Export a dohledné době přibude ještě klávesa Tisk. Význam těchto tlačítek je jasný. Už podle ikony je zřejmé, že se data buď vyexportují do Excelu, nebo se vytisknou.

 A opět platí, že co část výkazu, to jedna záložka.

Dalším tlačítkem je klávesa OK, kterou potvrdíme správnost výkazu. V tomto případě se výkaz také uloží do databáze výkazů. V databázi výkazů jsou uloženy všechny výkazy za období, proto se v některých případech objeví následující dotaz:

Tlačítko Storno neprovede žádnou akci, výkaz se neuloží. Tlačítko Přepsat stávající výkaz „přepíše“ výkaz za dané období, který je uložený v databázi. Proč ty uvozovky?

Databáze výkazů vypadá následovně:

Jsou zde vidět všechny platné výkazy. Proč platné? Protože nedochází k fyzickému přepisu výkazu, pokud jich ukládám více v jednom období, ale dojde k zneplatnění původního a zapsání nového výkazu K neplatným výkazům se lze dostat pomocí známých čtyřlístkových ikon v horní liště.

Pokud jsme v režimu „vidím vše“, lze každý výkaz zobrazit a tedy i vyexportovat. Takže co se výkazů týče, máme uschovanou kompletní historii výkaznictví.

Závěr:

V současné chvíli ještě nemůžeme předvést tisk, ale pevně věříme, že do letošní konference uživatelů bude i tato funkce k dispozici a tisk výkazů bude  účastníkům konference předveden. Pokud si náhodou z minulé uživatelské konference pamatujete slib, že bude možné vypočítat výkaz i dle definovaných řádků v účtovém rozvrhu, tak i toto bude prezentováno na letošní konferenci. Dále nám zbývá dořešit zbylé výkazy (příloha, kapitál a peněžní toky) spolu s výkazovými a mezi výkazovými vazbami. Poté už bude výkaznictví plně připraveno na ostrý provoz a na možnost rozšíření o uživatelské výkazy.

Zde na blogu však jde pouze o „ochutnávku“ výpočtu výkazů, hlavní chod se bude podávat až na konferenci uživatelů.

 

Co bude tedy na programu z oblasti Finančního účetnictví na letošní konferenci uživatelů?

1.       Ukázka výpočtu kompletního výkazu + hlídání „aktuálnosti“ výkazu

2.       Výpočet výkazu definovaného v účtovém rozvrhu

3.       Odeslání výkazu

4.       Výkaz DPH – řádný, opravný, dodatečný + podklady

Připravil Lukáš Trávník, Vývoj ERP - tým Finanční účetnictví

Výkazy - část druhá - definování vstupních hodnot

V předcházejícím příspěvku o výkazech v Orsoftu Open jsme si ukázali, jak vypadá pořízení definice výkazu, z jakých částí se skládá obrazovka, co lze pořídit a zhruba jsme si naznačili, jaké jsou možnosti pořízení. Definice výkazů jsou připraveny a budou distribuovány jako vzorové všem uživatelům.

Dnes se podíváme na stěžejní část výkazů - definování hodnot, které vstupují do výkazu.

 

Samotnou definici lze zobrazit stiskem následující klávesy:

Tato klávesa je k dispozici jak na detailu pořizovací obrazovky, tak i  nástrojové liště. Po jejím stisku se zobrazí následující okno:

Na první pohled připomíná obsah obrazovky výkaz. Jen místo čísel je zde uveden zdroj, odkud se budou příslušná čísla brát. 

Postupně si vysvětlíme, co konkrétně znamenají jednotlivá pole. První dva sloupce (položka výkazu a řádek) a poslední sloupec (číslo řádku) nelze editovat. Pokud v nich nalezneme nějaký překlep, je nutné ho opravit v definici řádků. Vše ostatní je možné v případě potřeby změnit, ovšem při respektování určitých pravidel.

Tím nejjednodušším  údajem je přímo číslo účtu, a to jak syntetického, tak analytického. Takže u našeho oblíbeného software vyplníme účet 013. Pokud chceme, můžeme vyplnit i analytický účet 013100, popřípadě využít zástupné znaky, tedy 013xxx.  Pro další  možnost práce s účty si připomeneme minulý příspěvek, kde jsme si zadávali podpoložky k softwaru.

Po nadefinování podpoložek v záložce řádky (viz předchozí příspěvek) se nám tyto řádky objeví i v definici výkazu. Mají vyplněný pouze sloupec Netto, jen je označen jakou součtový a vzorec pro výpočet je uveden v definici sloupce. Nechť o software Orsoft účtujeme na analytice 013200 a na vše ostatní máme další 5 analytik. Jak to tedy nadefinovat?

K řádku pro Orsoft doplníme analytiku 013200 a do Ostatních dám rozdíl syntetického účtu 013 a analytiky 013200. Výsledek by měl vypadat takto:

Je zde patrné, že pokud potřebujeme něco odečíst, obrátit znaménko, stačí pře daný údaj napsat znaménko mínus. Jak se tato definice odrazí ve výpočtu, to si ukážeme až v dalším příspěvku. Nyní se budeme věnovat dalším možnostem, které jsou k dispozici v definici.

U některých účtů jsou použita písmenka A (převážně jde o korekce). Zde je nutné doplnit analytické účty, které vstupují do tohoto řádku výkazu. Pokud v definici u účtu zůstane tento zástupný znak, žádné číslo se z účetnictví při výpočtu nezíská.

Další možností je definování součtů. U výkazu rozeznáváme součet řádků a sloupců – z toho vyplývají zkratky SUMR a SUMS. Za těmito zkratkami se uvede do závorek pořadové číslo sloupce/řádku, které do součtu vstupují (obdoba MS Excel). Pokud potřebujeme odečítat, opět použijeme znaménko mínus před daný sloupec/řádek.

Poslední možností, kterou máme při definování jednotlivých buněk, je možnost použít písmeno  D (X, S, R). Co se pod nimi skrývá? D znamená dotažení, neboli říkáme, že chceme dotáhnou číslo z již existujícího výkazu. Takže do závorky uvedu, z jakého výkazu, z jakého sloupce a nakonec i z jakého řádku. Na obrázku je to vidět ve sloupci minulé období, v druhém řádku. Zde je to použito pouze jako příklad, kdy zde dotahujeme z Rozvahy minulého období, sloupce netto, řádek 1 a 3. Ten kód RA znamená, že jde o Rozvahu – Aktiva, samozřejmě existuje i RP pro pasiva, Z jako zisk a ztráta, ZN – zisk a ztráta náklady (radnice), ZV – zisk a ztráta výnosy a D – pro výkaz DPH.

Samozřejmostí je, že program hlídá obsah vyplněných polí, aby nedocházelo k zadání něčeho, co nejde při výpočtu výkazu zpracovat:

 

Chybová zpráva se odkazuje na nápovědu, ve které jsou popsány veškeré možnosti vyplnění buněk výkazu i s příklady. Teď tedy již víme,  jak si nadefinujeme výkaz a jak určíme vstupní hodnoty do jednotlivých buněk výkazu. 

 

 
 
Na co se můžeme těšit v dalším příspěvku? 
 

Příště se podíváme na výpočet, ukládání, přepočítání výkazů i na zobrazení starších výkazů pro zadané období.


Tento příspěvek pro vás připravil Lukáš Trávník, Vývoj ERP.

 

Výkazy - část první - Definice výkazu

Pojem výkazy jistě není třeba upřesňovat. Mnoho generací programátorů se již potýkalo s úkolem vytvořit takové výkazy, které by odpovídaly právě platné legislativě, zároveň zohledňovaly specifika každého zákazníka a navíc se vytvořily mžiknutím oka po stisknutí jednoho tlačítka.

Kromě výše uvedených požadavků jsme se při vytváření výkazů v Orsoftu Open navíc zaměřili i na vytvoření maximálního komfortu pro uživatele. V současné době pracujeme na legislativních výkazech, konkrétně jde o výkaz Rozvaha, Zisk a ztráta a DPH. Následovat bude Příloha, Peněžní toky a kapitál.

Nejdříve se seznámíme s procesem definování výkazu jako takového (nikoli definice jeho obsahu) tj. rozložením obrazovky, ovládáním a zásadami pořízení.

  

Definování výkazu

Patrně vás překvapí velmi jednoduchá nabídka pro práci s výkazy. Celá oblast pořízení a výpočtu výkazů se skrývá pouze pod třemi položkami v menu. A navíc uživatelům jsou k editaci přístupné pouze dvě z nich - Definice legislativních výkazů a Databáze vypočtených výkazů.

Pod poslední nabídkou – Povolené názvy sloupců  - jsou definice sloupců, se kterými umí Orsoft Open pracovat. Jsou zde také informace pro tisk výkazu. Touto nabídkou se však v tomto příspěvku zabývat nebudeme.

Zaměříme se na volbu Definice legislativních výkazů. Po jejím spuštění se nám zobrazí okno s definicemi výkazů. Při návrhu výkaznictví pro Orsoft Open jsme se snažili vycházet z obecně známých a používaných postupů. Jako vzor výkaznictví nám posloužil jistě všem známý a běžně používaný MS Excel. Obdobně jako se v Excelu používá  sešit -> list -> řádky/sloupce jež tvoří buňky, tak i výkazu v OO se používá  hlavička -> části -> sloupce/řádky a jednotlivé buňky definice.  
 

Na následujícím obrázku vidíte rozložení obrazovky Definice legislativních výkazů: 

 
Postupně se seznámíme s jednotlivými částmi této obrazovky.  Nahoře je logicky umístěna část nazývaná hlavička výkazu.

Zde se definuje, o jaký výkaz jde, jeho název pro rozlišení, platnost, zda počítat výkaz z účtové osnovy/popřípadě dle definice výkazových řádku v daňových skupinách, způsob zaokrouhlení, typ obnosu a organizace. Dále jsou zde tři tlačítka  - zobraz definici, vypočti výkaz, zobraz výkazy - jejich funkci si postupně vysvětlíme.

Pořízení usnadňují především "rozklikávací" pole s možností výběru. Není teda potřeba vzpomínat či zjišťovat, které písmenko máme zvolit, abychom nastavili zaokrouhlení vždy dolů. Prostě rozklikneme a vybereme.




Části výkazu

 

V této části obrazovky se definuje seznam všech částí výkazu a jejich pořadí. Je to velmi jednoduché, pořizuje se pouze název části a její pořadí. Pořadí je hlídáno na duplicitu, při vložení nové části mezi již existující se přepíše pořadí následujících částí. Jak je patrné z následujícího obrázku (jde o části výkazu DPH), opět lze vybírat ze seznamu nadefinovaných částí.

 

Sloupce/řádky výkazu

Práce v poslední části  obrazovky je již trochu náročnější. Jsou zde dvě záložky, jedna s definicí sloupců k dané části výkazu a druhá s definicí řádků k dané části výkazu. Nejdříve se podíváme na to, jak se definují sloupce.

Sloupce výkazů

Pro snadnější pořízení sloupců výkazů jsou opět k dispozici u většiny položek výběrová pole. Tedy kromě dvou zaškrtávacích políček a třech pořizovaných (pořadí, vzorec výpočtu a počet jednotek časového posunu).

Na obrázku je vidět definice sloupce Minulé období ve výkazu Rozvaha v jeho části aktiva. Z důvodu ukázky tato definice obsahuje hodnotu jednoduchého časového posunu.

Posledními třemi položkami říkáme, že chceme stav účtů ke konci roku, přesněji za minulý rok. Při pozornějším pohledu na obrázek si můžete všimnout, že u sloupce Netto je použit i vzorec výpočtu.  Ti z vás, kteří pracují v Excelu, už zřejmě tuší, co výkaz znamená. A ti ostatní si musí počkat na vysvětlení v příštím blogu.

Řádky výkazu (Vydržte, je to již poslední odstavec tohoto blogu!)

 

Pořízení definice řádku výkazu  je opět velmi jednoduché. Je třeba zadat pouze název řádku, jeho označení (položka výkazu), typ řádku a jeho pořadí. Pořadí je opět hlídáno na duplicitu a v případě vkládání dochází i k přepočtu pořadí následných řádků.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Na následujícím obrázku je praktický příklad jak si do rozvahy vložit podpoložky, abychom si rozlišili položku B.I.3. Software. Jde o řádek 7, položka B.I.4. je řádek 8.

 

 






Po pořízení dvou nových       podpoložek je položka B.I.4. na řádku 10.  











Co nám to udělá s definicí? Jak pořídíme to, co nám vstupuje do řádků a sloupců? Co se stane,
když budeme mít vše nadefinované a vložím další podpoložku?

Tyto a spoustu dalších otázek vám zodpovíme v dalším příspěvku na tomto blogu. Popis procesu vytváření výkazů jsme rozdělili do tří částí, na závěr posledního příspěvku budete mít možnost shlédnout videoukázku práce s výkazy. Tento příspěvek však bude zveřejněn až koncem měsíce května, tj. po letošní konferenci uživatelů. Ti co hoří nedočkavostí, mají možnost se zúčastnit letošní konference a vidět všechny ukázky naživo!

 

Připravil: Lukáš Trávník, Vývoj ERP

 

 

 

 

 

 

 

 

EDUMENU - nová úloha Řízení lidských zdrojů

 

Řízení lidských zdrojů je používáno u našich zákazníků již delší dobu, přesto dochází průběžně k jeho rozšiřování a obohacování o nové funkce. V poslední době byla  do podsystému Personalistka integrována  databáze  EDUMENU, která poskytuje více než 15 000 aktuálních nabídek kurzů a školení. A samozřejmě i řadu nástrojů souvisejících se vzděláváním zaměstnanců. Databázi EDUMENU využívá řada personálních systémů, její obsah aktualizuje firma Education, s.r.o.

EDUMENU je v dispozici v nabídce s názvem Kurzy, školení, vzdělávací akce. Uživatelé podsystému Personalistika tak mají možnost si prohlížet nabídky kurzů přímo v Orsoftu Open, nemusí je vyhledávat na internetu. Informace o kurzech  jsou však přístupné pouze pro čtení (nelze je aktualizovat).

Dříve, než se začne EDUMENU používat, je nutné si udělat import organizací a školení, která jsou k dispozici na webových stránkách EDUMENU. Zatím se import provádí v níže označených nabídkách, do budoucna uvažujeme o možnosti pravidelného automatického importu v nočních hodinách.




Pro EDUMENU je typická tato ikona:








Po importu je možné prohlížet jednotlivá školení a všechny informace se školením související přímo v Řízení lidských zdrojů.

 

Z každého školení (kurzu) je možné se prostřednictvím tlačítek Kompletní informace, Vyžádání informací, Objednat, Studium a Hotely dostat přímo na webové stránky Edumenu.cz. Z tohoto místa je také možné školení interaktivně objednat.

 

Orientaci v široké nabídce kurzů usnadňuje rozdělení na Kurzy na míru, Kurzy pro veřejnost, E-learning a Všechny kurzy. Dále je možné použít připravené filtry, které usnadňují výběr podle kategorie kurzu, termínu kurzu či výběr pouze z předem označených dodavatelů kurzů. Příklady připravených filtrů jsou zřejmé z následujícího obrázku:

 

V praxi bývá často zvykem, že jsou při výběru školení preferovány konkrétní školící firmy (například s dobrou dopravní dostupností). Proto existuje možnost si tyto školící organizace označit jako "preferované". Označení lze provést v seznamu organizací způsobem zřejmým z následujícího obrázku:

 

 

V seznamu školení lze zatrhnout položku s názvem "Jen vybrané organizace" - do přehledu školení a kurzů se dostanou pouze preferované školící organizace.

Automatický import vybraných školení z EDUMENU do Řízení lidských zdrojů se v současné době připravuje. Jakmile bude dokončen, dostane se konkrétní vybrané školení do plánovaných školení v Řízení lidských zdrojů automaticky a bude potřeba pouze doplnit účastníky školení.

Připravili: Václav Hovorka, Vladislava Dejmková